El recobro es el proceso de gestión de deudas y recuperación de impagos. Es el conjunto de acciones que se llevan a cabo para conseguir la recuperación de un importe correspondiente a una obligación de crédito. Comprende diferentes fases y va desde la primera llamada amistosa hasta el juicio monitorio.

El proceso de recobro puede llevarse a cabo de forma directa con el deudor o a través de un tercero. Las entidades bancarias, por ejemplo, pueden recobrar sus créditos a través de sus departamentos especializados en recobro. Por otro lado, también existen empresas especializadas en hacerse cargo de este proceso, las llamadas agencias de recobro.

Sea como sea, la gestión de cobros es fundamental para el funcionamiento de cualquier empresa y forma parte de la estrategia de cuentas. Un tiempo atrás, en las empresas los impagos eran algo excepcional que sucedía tan solo de vez en cuando. Sin embargo, ahora la mayoría de compañías tienen que hacer frente a un proceso de recobro al menos una vez al trimestre, y hasta un 60% han tenido que hacer frente a la morosidad de algún cliente en el último año según datos de Informa.

Aspectos importantes en el recobro de deudas

Independientemente de quién se haga cargo del proceso de recuperación de deudas, existen algunos aspectos a tener en cuenta en todo proceso de recobro:

Cobrar el dinero prestado

La labor principal de la persona o entidad responsable de recobro es cobrar el dinero lo más cerca posible del plazo de vencimiento de la factura. Para conseguirlo debe ser insistente e intensificar las notificaciones de impago con el paso del tiempo para garantizar el pago.

Mantener un seguimiento sistemático y constante

Durante el proceso es importante estar en contacto regular con el cliente moroso. Hacerle ver la gravedad de la deuda pendiente y enfatizar lo importante que es recibirla para el acreedor. Es necesario hacer un seguimiento sistemático de las cuentas del acreedor así como tener presente los plazos de los pagos. 

Negociar con el cliente

La negociación es parte de cualquier proceso de recobro. Cuando los clientes no pueden hacer frente a pagos en los plazos acordados, siempre hay que dejar un margen a la negociación. En casos de incapacidad de pago se pueden prolongar o aplazar los términos añadiendo, si fuera preciso, una penalización. Si esto sucediera, es necesario informar bien al deudor y dejar claras las nuevas condiciones en todo momento.

Ser comprensivo con el cliente

A menudo, que un cliente no pueda responder a sus deudas en un momento puntual no significa que no pueda ser un buen cliente en un futuro. Por esta razón es recomendable ser comprensivo y confiar en su buena voluntad.

Fases del proceso de recobro

El proceso de recobro consta de distintas fases:

Fase extrajudicial o amistosa

Es el primer estadio del proceso en el que se contacta con el deudor para notificar y reclamar el impago. En este punto es recomendable ofrecerle al deudor un nuevo plazo para pagar.

Fin de vía amistosa / inicio proceso judicial

Si el cliente sigue sin pagar el siguiente paso es acudir al Juzgado de Primera Instancia para realizar la petición formal e iniciar el Procedimiento Monitorio. Después hay que esperar 20 días para saber la respuesta del deudor. Dentro de estos días, el moroso puede pagar la deuda u objetar la solicitud si no está de acuerdo con la demanda.

En caso de que el deudor no esté de acuerdo con la petición formal, el siguiente paso es el juicio verbal u ordinario. Esto depende de la cantidad reclamada. En esta etapa, una demanda se presenta nuevamente ante el tribunal. Después, el tribunal puede evaluar las reclamaciones y determinar si debe emitir los procedimientos legales solicitados.

En la mayoría de los casos, entre clientes y proveedores no se suele llegar hasta las últimas fases legales. Se suele recuperar el dinero de manera amistosa para evitar tener que recurrir a medidas legales y los costes que ello supone.

¿Qué hacen las empresas de recobro?

Como trabajador autónomo o PYME puede ser complicado encontrar el tiempo y los recursos a dedicar al recobro de deudas. Por otro lado, puede ser que te hayas hecho cargo tú pero que tus clientes sigan sin pagarte. Cuando se agota la vía amistosa, o si en tu empresa no contáis con un departamento especializado, una opción a tener en cuenta es externalizar el proceso a un tercero.

Estos pueden ser: gestores, agencias de recobro, abogados, notarios, entidades bancarias o financieras, firmas digitales especializadas en recuperación de impagos, etc.

Estas empresas de recobro actúan como intermediarias entre tu empresa y el cliente para el cobro de la deuda. Se hacen cargo de comunicarse con los morosos en tu nombre para reclamar y gestionar los impagos. Sus servicios se basan en la cesión de los derechos de cobro sobre tus facturas impagadas.

Se encargan de iniciar todos los procesos legales y de la reclamación como nuevos ‘propietarios’ de la deuda. Sin embargo, aunque decidas externalizar la tarea, es recomendable que sigas haciendo seguimiento del proceso con tu agente externo.

¿Qué sucede cuando una deuda cae en fallido?

Se entiende por fallido o por cartera fallida, una deuda antigua que hace tiempo que no se cobra. Por su antigüedad se tiene poca esperanza de cobrar. Este tipo de deudas suele pasar por muchos gestores de recobro antes de cobrarse y son complicadas de gestionar.

El recobro de deudas fallidas requiere un trabajo exhaustivo de investigación ya que con el tiempo la situación y datos del deudor pueden haber cambiado. Localizar a un deudor fallido es una labor que difícilmente puede conseguir alguien que no sea un equipo profesional experto en recobros.