Muchas empresas y autónomos tienen que enfrentarse a diario a la gestión de facturas impagadas, algo demasiado frecuente y más en tiempos de crisis económica como la que hemos sufrido tras la pandemia de Covid. Saber cómo afrontar esa situación tan poco deseable es esencial, ya que muchas veces los impagos de terceros pueden provocar una situación extrema, sobre todo para las pequeñas y medianas empresas, arrastrándoles a una situación de insolvencia que puede provocar incluso su cierre. 

Cuando se ha producido el vencimiento de una factura y esta sigue sin cobrarse, los nervios empiezan a hacer acto de presencia. Te contamos cómo puedes gestionar pagos atrasados para recuperar tu dinero de la manera más ágil, económica y rápida posible. 

Por vía amistosa

Esto siempre es lo primero que se intenta: contactar con el deudor para intentar que abone el importe de la factura. En este punto, recomendamos que se documenten todas las veces que se intente contactar con el moroso, ya que en caso de que no se pueda solucionar por esta vía y haya que acudir a los tribunales, se pueda demostrar que se intentó cobrar la deuda en repetidas ocasiones. 

Si te encuentras en esta situación y siempre que sea posible, intenta reclamar el importe por escrito, puesto que será más fácil adjuntar las pruebas de la reclamación que si se hace por teléfono o en persona. Muchas veces, el hecho de enviar recordatorios de que existe un pago pendiente es suficiente para que el deudor se ponga al día. 

A través de ficheros de morosidad

Agotada la vía del diálogo, toca tomar otro tipo de medidas de presión para gestionar pagos atrasados. Una que resulta muy efectiva es la inclusión de los datos del moroso en los denominados ficheros de morosidad, como ICIRED.

Estos ficheros son una herramienta muy útil para empresas de todo tipo, que pueden consultar datos de sus clientes actuales o potenciales para evitar así trabajar con morosos o personas con dudosa reputación financiera. El hecho de que los datos de una persona aparezcan en un fichero de morosidad le supone no obtener financiación para saldar sus deudas, a la vez que le cierra las puertas de muchas empresas. Esto hace que la inclusión de una persona en un fichero de morosidad suponga una gran medida de presión para que abonen sus pagos atrasados. 

Por vía extrajudicial

Otra manera de intentar gestionar pagos atrasados es mediante la vía extrajudicial, que suele resultar una medida muy efectiva de llegar a un acuerdo. Una vez vencida la deuda y agotada la vía amistosa, se puede tratar de llegar a un acuerdo extrajudicial de pagos que posibilite el pago de la deuda.

Este proceso normalmente se inicia con un burofax que informe de la situación y recuerde la necesidad de ponerse al día con el pago. Esta vía permite llegar a un acuerdo con un plan de pagos que flexibilice la situación para que el deudor pueda hacer frente al mismo de una manera más asequible para su situación. 

Por vía judicial

Una vez agotadas todas las posibilidades anteriores, no queda más que acudir a los tribunales para reclamar los impagos. La manera más rápida y económica es mediante el proceso monitorio, que agiliza en gran medida las cosas y permite solucionar la situación en tan solo unos meses. 

Aun con el proceso monitorio puede no conseguirse el abono de la deuda. O por la negativa del deudor o por insolvencia del mismo. En ese caso se puede recurrir a un juicio ordinario para reclamar la deuda. Dependiendo de la situación del moroso, se puede solicitar el embargo de sus bienes para hacer frente al impago y compensar así la deuda si no dispone de liquidez para abonarlo directamente. 

La vía judicial hace que el proceso de recuperación de deuda se alargue en el tiempo y, por ende, aumenta los gastos derivados de gestionar pagos atrasados, pero en muchos casos es la única manera de poder reclamarlos. 

¿Cómo hacer una buena gestión de cobranza?

Para cualquier empresa o autónomo es imprescindible llevar a cabo una buena gestión de cobranza que agilice los procesos y lleve un control exhaustivo de la situación económica. Eso es así independientemente del tamaño y el volumen de negocio. Ese seguimiento también evita que las deudas prescriban y ya no se puedan reclamar.

La gestión de cobranza supone la implementación de un conjunto de estrategias para optimizar y controlar los procesos de pago de los clientes, lo que evita que se acumulen los impagos.

Existen tres tipos de gestión de cobranza: preventiva, administrativa y judicial. En el primer caso se pretende evitar los impagos, la acumulación de intereses y la morosidad. Como medida preventiva, se pueden enviar recordatorios de pago a los clientes antes de que se produzca el vencimiento de la deuda. De ese modo, se anticipa a un posible pago atrasado. 

La gestión de cobranza administrativa se da cuando se produce un retraso en los pagos. Durante esta fase se debe contactar con el deudor para recordarle el pago. Si es necesario, se puede llegar a un acuerdo de plan de pagos que le permita ponerse al día con sus obligaciones.

Aunque en ocasiones sea complicado, en esta fase es necesario ser empáticos con el deudor para poder llegar a un acuerdo, ya que muchas veces un acuerdo extrajudicial de pagos es la mejor salida de este tipo de situaciones. 

Por último, tenemos la gestión de cobranza judicial, que se da cuando se han agotado las vías anteriores y es necesario acudir a los tribunales para reclamar las facturas impagadas. 

Recordamos la necesidad de documentar todas y cada una de las fases y todas las comunicaciones que se den por el camino por si es necesario llegar a la última fase, tener justificantes de todo que sirvan de argumentario para el procedimiento judicial.