Hay ocasiones en las que como profesional puedes realizar el pago por adelantado a por un servicio antes incluso de recibir la factura. Se trata de una operación de excepción ya que lo habitual sería registrar las operaciones comerciales en la contabilidad cuando se reciben las facturas correspondientes del proveedor y, solo después, proceder al pago. ¿Se pueden contabilizar facturas pendientes de recibir?

Por no ser el procedimiento habitual esta situación puede causar confusiones a los autónomos o PYMES a la hora de computar esta operación en la contabilidad. Algún día puedes encontrarte en que tienes que registrar un pago adelantado en los libros de la empresa sobre el que no posees ningún justificante.  ¿Cómo debes proceder cuando esto ocurre? En este artículo te contamos paso a paso cómo contabilizar facturas pendientes de recibir. 

Cuenta 4009, proveedores con facturas a recibir o formalizar

Si has realizado un ingreso bancario por una prestación de servicio y en el momento de declararlo tu cliente todavía no te ha enviado la factura tu solución se encuentra en el Plan General Contable. En él se contempla una cuenta específica en la que cuadrar este tipo de casos.

Hablamos de la cuenta 4009 de “Proveedores para facturas pendientes de recibir o formalizar”. Esta es la cuenta en la que debes contabilizar las deudas con proveedores de las que no dispones de factura. Es importante que tengas en cuenta que en estos casos no debes cargar el importe del IVA.

¿Qué debo hacer cuando ya tengo la factura? 

Una vez recibes la factura deberás contabilizarla en la cuenta 4000 abonando esas cuentas con cargo a la 4009. En caso de que se trate de una transición con moneda extranjera lo harás en la cuenta 4004. 

Ahora te debes esta preguntado… ¿Qué hago con el IVA en ese momento? Cuando ya dispongas de la factura podrás reflejar IVA en la cuenta 472, cargándola con abono a dichas cuentas de proveedores.  Ten presente que esto solo es válido en el caso de que no se reflejara de manera contable en su momento, o bien a una cuenta de HP IVA soportado no deducible si es que se opta por esa alternativa.

¿Cuándo debo incluir la factura en las declaraciones trimestrales?

Cuando hagas las declaraciones trimestrales del IVA  solo puedes aplicar las deducciones cuando hayas recibido la factura. Si la fecha de la factura es del 30 de marzo pero no se recibe hasta el 10 de abril su liquidación no podrá realizarse hasta la declaración trimestral correspondiente al segundo trimestre. 

No te olvides de que en el libro de facturas recibidas debes reflejar la fecha de expedición de la factura y la de la realización de las operaciones.

La contabilidad puede ser algo complejo y más cuando nos encontramos ante casos poco habituales como el de tener que contabilizar una factura pendiente a recibir.