Una factura rectificativa, antiguamente llamada del abono, es un documento que sirve para corregir una factura original.

Cuándo utilizar la factura rectificativa

Es muy habitual emitir una factura rectificativa cuando se quiere corregir el contenido de una factura emitida anteriormente. Supuestos en los que se utiliza una factura rectificativa:

• Error en el importe: se emite una factura rectificativa cuando hay un error en el importe facturado, ya sea positivo o negativo para el emisor de la factura original.

• Error en los datos de facturación: una factura rectificativa permite modificar los requisitos legales de la factura original. Los requisitos legales están relacionados con el número de factura, la fecha, los datos fiscales o la descripción del producto, entre otros aspectos.

• Devolución de mercancía: es posible emitir una factura rectificativa en el caso de que se devuelva un producto que ya se ha facturado.

• Errores en la cuota tributaria: una factura rectificativa permite aplicar cambios si el IVA o el IRPF estaban mal aplicados en la factura original.

• Anular una factura original: La factura rectificativa también te puede ser útil para anular otra ordinaria. Si has emitido una factura con un importe de 100€, por ejemplo, y por el motivo que sea finalmente el cliente no tiene que pagarla, puedes hacer una factura rectificativa con el importe negativo, en este caso – 100€, que anule el trámite.

¿Cómo se hace una factura rectificativa?

Ahora ya sabes cuándo vas a necesitar emitir una factura de este tipo pero, ¿cómo se hace la factura rectificativa? Estos es lo que debes tener en cuenta:

• Incluye el número identificativo de la factura. Estas facturas no pueden seguir la serie numérica de las facturas ordinarias. Para llevar su registro se suele usar la letra R. Es decir, la primera factura que rectifiques tendrá la numeración R.1, la segunda R-2 y así sucesivamente.

• Indica la fecha de emisión en de la factura original.  Es decir, aquella fecha en la que se emitió la factura que se está sustituyendo.

• Como en cualquier otra factura, también debes incluir la razón social del comprador y vendedor, el NIF y la dirección fiscal de ambos como haces en las facturas ordinarias. 

• El concepto: la descripción del bien y del servicio así como el precio por unidad.

• La base imponible: el precio de cada uno y el importe total sin la aplicación de los tipos impositivos. 

• El tipo impositivo que corresponda, IVA y/o e IRPF.

• La fecha de vencimiento, importante para conocer el estado de la factura.

• Si se está haciendo una rectificación de una factura simplificada debes incluir los mismos datos reglamentarios que se requieren en este tipo de factura. 

¿Qué información adicional debe incluir?

Para que tu factura rectificativa cumpla con su función no te olvides de incluir la información adicional siguiente:

• Debes especificar que se trata de una factura rectificativa.
• Explicar cuál es el motivo de la rectificación.
• Hacer referencia a la factura que rectificas indicando su número identificativo.
• Incluir la rectificación a realizar.

Por supuesto, los datos generales de la factura rectificativa tienen que coincidir con los de la factura a rectificar pero incluyendo la información específica que te hemos explicado en este último párrafo. 

¿Cómo declarar una factura rectificativa?

Las facturas rectificativas, como cualquier otra, se tienen que incluir en la declaración de impuestos del trimestre correspondiente. Siempre que tengas que corregir facturas erróneas lo podrás hacer en el cuarto trimestre. 

Para declarar una factura rectificativa con IVA, que rectifica a la de un trimestre anterior, en el modelo 303 tendrás que incluir la base o cuota rectificativa en las casillas 14 y 15 de la declaración de IVA que vayas a hacer.  Asegúrate de hacerlo bien y si no lo tienes claro te recomendamos contar con la ayuda de un gestor para no cometer errores a la hora de hacer la declaración. 

Cómo recuperar el IVA de una factura impagada 

Uno de los supuestos en los que se emite una factura rectificativa es para recuperar el IVA de una factura impagada. Se considera una factura impagada cuando la parte que debería haber hecho frente al importe no ha cumplido con su obligación de pago dentro del plazo de tiempo establecido. Ante esta situación es muy importante que empresarios y autónomos conozcan los mecanismos existentes para recuperar el IVA que sí que has pagado a Hacienda.

Para poder iniciar la reclamación de IVA de facturas impagadas debe haber pasado 1 año sin haber cobrado la factura o 6 meses si eres un autónomo o pyme con un volumen de operaciones no superior a 6.010.121,04 €. Además, se han de seguir una serie de pasos:

Emitir una factura rectificativa: la factura rectificativa debe ser idéntica a la factura original que se emitió en su momento, solo modificando la base imponible. Mediante su presentación, queda anulada la factura anterior. Pero sí que es importante tener en cuenta que las facturas rectificativas se deben contabilizar en una serie distinta a las facturas ordinarias y que se deben notificar a la Agencia Tributaria por vía telemática dentro del plazo previsto para tal fin. En este caso, el plazo para notificar que se ha emitido una factura rectificativa es de un mes desde la fecha de emisión de la misma.

Iniciar el proceso monitorio: el proceso monitorio es un procedimiento de ágil tramitación que nos permite acelerar los tiempos en el juzgado. No existe un límite máximo o mínimo de cuantía a reclamar y solo se necesita una factura, presupuesto, contrato o albarán que demuestra la exigibilidad de la deuda para poder iniciar los trámites en sede judicial.

Cumplimentar el modelo 952: para reclamar el IVA de una factura impagada es necesario cumplimentar el modelo 952 de comunicación de la modificación de la base imponible en supuestos de concurso y por crédito incobrable. Este documento se debe presentar en un plazo de un mes contando desde la fecha de expedición de la factura rectificativa.

Comunicar a la Agencia Tributaria los trámites realizados: la comunicación a la Agencia Tributaria es recomendable realizarla de la mano de expertos en este tipo de trámites y, sobre todo, junto a colaboradores sociales de la Agencia Tributaria.

Deducir el IVA en el siguiente ejercicio trimestral de autoliquidación: para recuperar el IVA de las facturas impagadas es necesario realizar todos los pasos anteriores y esperar a realizar la autoliquidación trimestral siguiente.