Hace ya unos años que las facturas en papel han perdido mucho protagonismo. En el ámbito de la facturación ahora manda lo digital y la factura electrónica está al orden del día. En el sector público las facturas electrónicas con certificado digital ya son una realidad casi omnipresente. Sin embargo las empresas privadas están tardando más en incorporarlas. Por si todavía no te has enterado de qué va, en este post te contamos todo lo que debes saber sobre la factura electrónica.

¿Qué es la factura electrónica? 

Una factura electrónica es un documento contable y tributario generado, enviado y recibido por medios electrónicos y telemáticos. Es una alternativa a la factura tradicional de papel con la misma validez jurídica y fiscal. No obstante, este tipo de factura está condicionada al consentimiento de su destinatario.
Al enviarse de forma electrónica garantiza la autenticidad y la integridad del documento.

Al igual que el resto de facturas, está regulada por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre que establece las normas que deben cumplir obligatoriamente las facturas.

¿Cómo se hace la factura electrónica?

Una factura electrónica debe incluir la misma información que la requerida en una factura regular. Una factura electrónica se crea en 2 fases:

1. En primer lugar se crea la factura incluyendo todo la información requerida, que es la misma que para emitir una factura regular. Una vez hecha, se almacena en un fichero de datos
2. Después hay que firmarla con un certificado digital o electrónico del emisor que cifra el contenido de la factura y añade el sello digital.

De este modo obtenemos una factura que nos garantiza que la persona física o jurídica que firmó la factura es quien dice ser (autenticidad) y que el contenido de la factura no ha sido alterado (integridad).

¿Qué ventajas ofrece la factura electrónica?

La factura electrónica puede aportar un ahorro de entre el 40% y el 80% de los gastos vinculados a la emisión de facturas dependiendo del tamaño de la empresa y volumen de facturación. Estas son los beneficios que permiten este ahorro en la emisión y gestión de facturas:

• Menos gasto de papel; menos impacto en el medioambiente.
• Acorta los ciclos de tramitación, incluido el cobro.
• Mayor seguridad en el almacenamiento de los documentos.
• Menor probabilidad de falsificación.
• Facilita la localización de información.
• Reduce drásticamente el espacio físico necesario de almacenamiento y permite que los administrativos sean más rápidos y eficientes.
• Reducción de costes de impresión y envío postal.
• Menos posibilidad de errores humanos en el proceso de generación, captura, entrega y almacenamiento.
• Registro de la hora, el minuto y el segundo de emisión del comprobante fiscal digital (time stamp o sello del fechador).
• Contabilidad electrónica automatizada.
• Facilidad para el cálculo de impuestos.

Por otro lado, cuando las empresas deciden pasarse a la factura electrónica se ven incentivadas a digitalizar otros documentos como órdenes de compra y notas de recepción. De este modo, consiguen más eficiencia y ahorro en otras áreas de negocio.

¿Qué tipos de facturas electrónicas hay?

Existen dos tipos fundamentales de factura electrónica que han hecho pasar a la historia las facturas de papel: la factura electrónica con formato estructurado y la factura electrónica con formato no estructurado.
Ambas son documentos electrónicos que se envían a través de Internet. Sin embargo, la diferencia se encuentra en que el formato estructurado facilita su tratamiento automatizado mientras que el no estructurado no lo facilita.

1.Facturas en formato estructurado

Las facturas en formato estructurado contienen datos y pueden ser generadas automáticamente por los sistemas informáticos de facturación del emisor. También pueden ser tramitadas de forma automatizada por los sistemas informáticos de pago y contabilidad del receptor. Ejemplos de formatos estructurados son los que utilizan el lenguaje XML (como UBL o Facturae), EDIFACT, etc.

2.Facturas en formato no estructurado

Las facturas en formato no estructurado consisten básicamente en un documento de texto o imagen. Esto implica que su procesamiento para poder ser introducidas en los sistemas informáticos del receptor necesita intervención manual. Por lo tanto, su proceso de gestión no suele estar completamente automatizado. Entre estas tenemos las facturas en papel escaneadas y los ficheros PDF.

¿Cuándo hay que hacer factura electrónica?

En España es obligatorio expedir una factura electrónica estructurada en todas las transacciones con las administraciones públicas siempre que se trate de cantidades superiores a los 5.000 euros. Así lo dicta la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público.

El destinatario tiene la obligación de conservar de forma ordenada las facturas y permitir el acceso completo a la Administración Tributaria. Para ello tiene que disponer del software que permita verificar la validez de la firma y la posibilidad de consultar las facturas en línea. Así como buscar cualquiera de los datos de los libros de registro de IVA, realizar copias e imprimirlas en papel si es necesario.

En el sector privado, en general, todavía se usan las facturas electrónicas no estructuradas, es decir aquellas en formato PDF. No obstante, algunas empresas privadas ya están intercambiando factura electrónica a través de redes como FACeB2B, plataforma de Distribución de Facturas Electrónicas entre empresas. Si tu cliente es una de ellas, puedes enviarle factura electrónica a través de esta red.

¿Cómo se envían las facturas electrónicas?

El emisor puede enviar la factura electrónica estructurada al receptor mediante medios electrónicos. A día de hoy principalmente por Internet, a través de las plataformas destinadas a este uso.

A pesar de que las instituciones gubernamentales están invirtiendo esfuerzos para unificar los formatos de factura electrónica, actualmente está regulada por distintas normativas. Tiene diferentes requisitos legales exigidos por las autoridades tributarias de cada país por lo que no siempre es posible el uso de la factura electrónica. Especialmente en las relaciones con empresas extranjeras que tienen normativas distintas a la del propio país.

¿En qué momento puedo enviar la factura electrónica?

Según las normativas, la factura electrónica puede entregarse a la administración tributaria en tiempo real, es decir, en el momento de la celebración de la operación como comprobante fiscal. También se puede enviar en un momento posterior de acuerdo a la periodicidad de declaraciones o de auditoría que señale el marco jurídico aplicable.

Los formatos de factura electrónica más usados

No existen requisitos formales en cuanto al formato de la factura, pero las modalidades más habituales son las siguientes:

• PDF: Se usa cuando el destinatario es un particular, un profesional o una PYME cuyo único interés sea guardar electrónicamente la factura. Hay que tener en cuenta que con este formato no se facilita el ingreso de los datos de la factura en el ordenador de destino.
• XML: Se usa cuando el envío es de ordenador a ordenador. Existen diversas variantes. Las más populares en la actualidad son UBL respaldado por OASIS y GS1 respaldado por la organización del mismo nombre. En España la variante Facturae (procedente de CCI-AEAT) es la más difundida, y cuenta con sistemas de traducción a y desde UBL.

Es importante mencionar que dependiendo del formato el sistema de codificación de la firma digital será uno u otro.

Esperemos que después de leer este post tengas las ideas más claras en cuánto al funcionamiento y utilidad de este tipo de facturas. ¿Cuál es tu experiencia con la factura electrónica? ¿Te parece que podría ser útil para la facturación de tu empresa? ¡Cuéntanos!