Cuando vas a contratar los servicios de una empresa externa para que te suministre cualquier tipo de producto o servicio, es importante tener en cuenta una serie de criterios para evaluarla como proveedora y así poder tomar la mejor decisión para tu negocio.

Los proveedores varían mucho de un sector a otro y existen infinitas opciones según a qué nos dediquemos o qué queramos contratar o comprar. Un proveedor puede ser desde la empresa suministradora de energía hasta la fábrica donde compramos los componentes para crear nuestro producto, pasando por la empresa a la que le compramos los productos de limpieza o la que nos proporciona el café para la máquina.

Lo que está claro es que, independientemente del sector y a lo que se dedique la empresa, los proveedores son imprescindibles, porque, aunque no se fabrique nada material, siempre hay suministros que se han de comprar o contratar, como la conexión a Internet, los suministros de luz y agua o el material de oficina.

Pasos importantes antes de seleccionar a un proveedor

Como ya hemos indicado, elegir a los proveedores idóneos es muy importante para todos los autónomos y empresas, pero lo es más si cabe para aquellos que se dedican a la fabricación o compra y venta de productos.

Estos deben hacer inversiones importantes desde que comienzan su andadura empresarial (maquinaria, programas informáticos, fungibles, materias primas…). Pero el gasto va más allá de un único pago, ya que será necesario seguir desembolsando capital de manera recurrente cada cierto tiempo para realizar el mantenimiento y actualizaciones necesarias para no perder competitividad.

Antes de decantarte por un proveedor concreto, es buena idea que valores diversas opciones. Puedes contactar con varias empresas similares para plantearles lo que necesitas para que ellos puedan hacerte una oferta adaptada a tu negocio. Lo que en un primer momento puede parecer una pérdida de tiempo es una inversión de futuro que te permitirá -si seleccionas a la compañía adecuada- centrarte en tu negocio y destinar el mínimo tiempo necesario a gestiones con tu suministrador.

Criterios a tener cuenta para evaluar antes de seleccionar a un proveedor

Antes de tomar la decisión, se deben valorar una serie de criterios y/o aspectos para evaluar a los proveedores potenciales y de este modo tener la mayor certeza de cuál o cuáles son los que mejor se adaptan a nuestras necesidades.

Aspectos técnicos

Es importante saber que nos ofrecen lo que necesitamos y al nivel que lo necesitamos, tanto en cuestiones de calidad, cantidad o plazos de entrega. Por poner un ejemplo, si tenemos un restaurante y contactamos con un proveedor de patatas que encaja en nuestras necesidades, presupuesto, etc., pero que no puede suministrarnos los 100 kilos diarios que necesitamos, pues solo tiene producción para 50, seguro que no sera la mejor opción para nuestro negocio.

Asimismo, es importante conocer si los proveedores cuentan con certificados de calidad que así la acrediten, ya que no solo es una garantía de calidad, sino también de prestigio y reputación.

Otra cuestión que debemos tener en cuenta a nivel técnico es la atención al cliente y el servicio posventa. Dependiendo del sector en el que nos encontremos, estos dos aspectos serán dos pilares esenciales a la hora de elegir unos proovedores u otros. Veámoslo con un ejemplo. Si tu empresa es puramente digital y vendes productos o servicios a través de internet, las herramientas que te permiten mantener en funcionamiento tu tienda online son indispensables. Hablamos de la página web, el servidor, la pasarela de pago… Si cualquier cosa ocurriera con uno de ellos, necesitas un servicio de atención al cliente que pueda solucionártelo lo antes posible, ya que en ese caso cada minuto cuenta.

Aspectos económicos

Llegados a este punto, es importante no olvidar la premisa de que lo barato sale caro, por lo que volvemos a insistir en pedir varios presupuestos u ofertas a diferentes proveedores para poder comparar. Quizás en el que nos ofrezcan el producto más barato, tengan peores prestaciones o calidad, con lo que a la larga interese más una opción menos económica, aunque siempre dentro de las posibilidades del negocio.

Otro aspecto importante a tener en cuenta es los plazos y manera de pago. Que el proveedor ofrezca cierta flexibilidad en este aspecto siempre será un plus.

Aspectos empresariales

Es la parte más puramente de empresa, donde debemos tener en cuenta la situación del proveedor, tanto a nivel interno (su estabilidad y prestigio dentro del sector) como externo (la cercanía a nuestra sede o los flujos de comunicación entre ambos).

Lógicamente este aspecto cambia mucho dependiendo del sector y del ámbito geográfico en el que nos encontremos:

• Si se trata de una ciudad pequeña será mucho más fácil contactar con otros clientes que nos den referencias o visitar en persona las instalaciones del proveedor.

• En el caso de una ciudad grande o si estamos hablando de un proveedor a nivel internacional que nos enviará sus productos a miles de kilómetros de distancia se puede complicar la obtención de referencias que nos permitan tomar una decisión.

Seguimiento y evaluación de los proveedores seleccionados

Y, si todo lo anteriormente expuesto en referencia a criterios para evaluar es importante, también lo es seguir haciendo pequeños exámenes a nuestros proveedores de manera continuada. Para que tu negocio sea el mejor de tu sector, no basta con hacer todo el trabajo al principio y olvidarte. Es verdad que elegir unos buenos proveedores supone una parte importante de éxito de nuestro negocio, pero sin el debido seguimiento un suministrador que al principio podía parecer el ideal puede empezar a dar un servicio o entregar un producto de peor calidad.

Es esencial valorar periódicamente la calidad de los suministros que nos sirven nuestros proveedores, ya que de esa calidad depende en gran parte la que nosotros podamos ofrecerles a nuestros clientes. está cumpliendo con el acuerdo al que llegamos cuando le contratamos como tal.

Otros aspectos importantes a tener en cuenta y evaluar de manera periódica son el cumplimiento de los plazos acordados y la flexibilidad del proveedor. Y siempre resulta recomendable hacer algún estudio del sector cada cierto tiempo para estar al tanto de los precios de otros posibles proveedores y poder evaluar así si conviene seguir manteniendo la relación.