Reclamar un impago no siempre es fácil. A veces preferimos esperar un tiempo para no tener que enfrentarnos a situaciones incómodas que puedan dañar la relación que tenemos con nuestros clientes. Sin embargo, esperando y quedándote de brazos cruzados no vas a conseguir que tus clientes morosos te paguen las facturas pendientes.  ¿Tienes facturas pendientes por cobrar y no sabes cómo hacer la reclamación de impagos? ¿Quiere saber cuál es la mejor manera de ponerse en contacto con el deudor para comunicarle el impago? En este post te lo explicamos y te facilitamos un modelo de carta de deuda pendiente.

La vía amistosa es la primera a la que recorremos todos para reclamar un impago antes de llegar a tomar medidas legales. En este proceso enviar los recordatorios de pago de forma adecuada es fundamental para después demostrar el impago si hay que recurrir a la vía judicial. Además, tendremos más probabilidades de evitar tener que resolver los conflictos por vía legal. 

¿Cómo hacer carta de requerimiento de pago de manera correcta? 

Nuestro objetivo al enviar recordatorios de pago debe ser reducir la cantidad de facturas sin pagar y evitar pérdidas sobre créditos sin perder a los clientes. Para conseguirlo es importante prestarle atención al tono, la comunicación y el número de notificaciones que enviamos. 

Cualquier proceso amistoso de reclamación de deudas depende de dos conceptos legales: el vencimiento y la mora.

Vencimiento

Para que pueda iniciarse un proceso de reclamación de impagados es necesario que exista una obligación de pago y que esta haya vencido. Esta deuda tiene su origen en un contrato en el que se especifica la fecha de vencimiento del pago de la factura. En definitiva, solo puede reclamarse un impagado si se tiene derecho a ello y la factura ha vencido. En caso de que no se haya fijado un plazo de vencimiento por contrato en la factura, la ley prevé que por norma general éste sea de 30 días.

No obstante, hay que tener en cuenta que las deudas también prescriben. El plazo general es de 5 años pero también hay otros plazos inferiores dependiendo de la materia o del tipo de deuda.

Morosidad

Si un deudor se retrasa en hacer un pago, el acreedor tiene derecho a una indemnización (en la forma de tasas) e intereses de demora. Para ello se ha de dar una circunstancia desencadenante de la morosidad, la cual tiene lugar cuando a pesar del vencimiento y del recordatorio de pago se produce un impago. 

¿Cómo se escribe una carta de recordatorio de pago?

Las razones de impago pueden ser varias: desde un despiste hasta un cliente que no quiere pagar o no puede afrontar la deuda. En cualquier caso, te recomendamos actuar de forma profesional y seguir las buenas prácticas que te sugerimos en este artículo. 

La legislación no recoge la obligación de enviar avisos de recordatorios de pago ni tampoco un formato explícito de cómo hacerlos. Sin embargo, es aconsejable una comunicación prudente y un tono amistoso a la hora de acercarnos al deudor.  Antes de amenazar a un cliente con una demanda, con el riesgo de perderlo para siempre, quizá quieras agotar la vía extrajudicial para reclamar deudas.

Las cartas de reclamación de deuda pendiente siguen una estructura determinada que incluyen una serie de datos e información importante. Es la siguiente:  

• Cabecera: aquí debes incluir el nombre de tu empresa, NIF, dirección, teléfono, correo electrónico y logotipo. También los datos del cliente o empresa deudora.

• Fecha: inclúyela para que conste el día en el que se realiza la reclamación.

• Factura: número, importe y fecha de expedición de la factura a la que se refiere la carta.

• NIF de la persona física o jurídica deudora

• Cuerpo del texto: aquí debes explicar la razón que motiva el envío de la carta, la obligación del cobro, las consecuencias que podría tener no pagar para el deudor, etc. El cuerpo del texto se divide en las partes siguientes:
  • Introducción: breve presentación de quién eres y por qué envías la carta de reclamación.
  • Nudo: se detallan aspectos como la cantidad adeudada y las razones que sostienen la reclamación.
  • Desenlace: se informa al deudor las acciones que se llevarán a cabo si persiste en su actitud de liquidar la deuda.
  • Despedida y firma: un pequeño cierre con la forma de la empresa en letras de imprenta.
  • Forma de pago: número de cuenta a la que realizar la transferencia.

Modelos de carta de deuda pendiente

A continuación te presentamos algunos modelos de cartas de deuda pendiente que puedes utilizar para reclamar los impagos.

Primer recordatorio de pago

Segundo recordatorio de pago

Burofax

El primer aviso de reclamación de impagos

En la primera toma de contacto un correo electrónico o una llamada de recordatorio puede ser suficiente. No obstante, si quieres tener la certeza y prueba de que los avisos llegan a su destinatario es conveniente certificarlas. De esta forma, aunque no se tenga la seguridad de que lea el contenido, al menos se tiene constancia de que el cliente las ha recibido. 

El tono de una carta de deuda pendiente debe ir cambiando a medida que avanza el tiempo desde el vencimiento de la factura.  En la primera toma de contacto, sin embargo, es aconsejable un tono muy cordial. 

Redacta la carta o email en un lenguaje sencillo, conciso y sin enrollarte demasiado. En ella puedes mencionar, aunque intentando no parecer agresivo, los intereses que vas a aplicarle al cliente por el retraso. 

¿Qué hacer después de la primera reclamación de impagos?

Si el cliente moroso no ha contestado a las primeras cartas de reclamación de deuda surge la necesidad de endurecer el tono y la exigencia del pago.  

Es recomendable no enviar más de 4 cartas de reclamación de deuda. En el último aviso, antes de iniciar un proceso judicial, debes informar al deudor de que tomarás las medidas legales necesarias. Llegados a ese punto es importante enviarlo por burofax firmado por un abogado.  Con ello tendrás la garantía de que el deudor conoce de la existencia de una reclamación de deudas. Asimismo, queda registrado que el cliente no ha respondido a las anteriores reclamaciones de pago, sirviendo así de prueba documental.

En definitiva, para reclamar un impago por la vía amistosa se trata de actuar con tacto y sentido común. Usa el modelo de carta de deuda pendiente que te facilitamos y cuéntanos cómo te ha funcionado. Si  después de todos los avisos el deudor sigue sin pagar el próximo paso es iniciar un procedimiento monitorio.