Todas y cada una de las transacciones económicas y financieras que realiza una empresa o profesional autónomo, independientemente de su envergadura, han de quedar registradas en su contabilidad. El documento en el que se registran todas esas transacciones y movimientos se denomina el libro mayor contable.

El libro mayor ha existido desde hace siglos y hasta día de hoy han sido un pilar esencial para registrar la contabilidad de una empresa. Algunos de esos libros antiguos son auténticas reliquias y están expuestas en museos debido a su gran valor documental e histórico. Obviamente, en la actualidad ya no se hacen registros ni libros a mano, ya que existen magníficos softwares de contabilidad y facturación con los que todo es mucho más sencillo. 

Es importante tener muy en cuenta que este libro mayor contable no se puede entender de manera independiente, sino que está estrechamente ligado a otros documentos, como el libro diario. Ambos van de la mano en toda contabilidad empresarial y no se pueden concebir el uno sin el otro.

¿Es obligatorio tener un libro mayor contable?

A efectos fiscales o legales no es obligatorio, pero sí que es muy recomendable, ya que permite ver de manera rápida y sencilla, prácticamente a simple vista, los movimientos de cada una de las cuentas contables de la empresa. Esto permite conocer el saldo y la situación económica de la empresa casi al instante. 

Uno de los objetivos más importantes del libro mayor contable de una empresa, si no el que más, es poder conocer el estado del negocio en todo momento. Si todos los movimientos y transacciones están correctamente registrados en el libro, será muy fácil ver el saldo restante en las cuentas de la empresa. 

¿Cómo se rellenan los datos en un libro mayor contable?

Cada anotación que se realiza en un libro mayor contable, al igual que en uno diario, se denomina asiento contable. Para poder llevar un registro correcto de todas las transacciones, se deben crear dos asientos: el debe y el haber. 

El registro del debe tiene que registrar todos los movimientos relacionados con ingresos y débitos, es decir, los cargos o abonos en las cuentas de la empresa; mientras que en el haber se deben registrar los gastos o créditos. La información se ha de recoger en orden cronológico, para poder llevar un mejor control y localizar las anotaciones más rápidamente. 

Cada una de las hojas corresponde con cada una de las cuentas que tenga la empresa y deben contener ciertos datos, como la fecha en la que se realizó la transacción, el concepto de la misma, el debe, el haber y el saldo. 

Es muy importante rellenar los datos correctamente, pues, de lo contrario, puede que nos estemos esforzando para nada y todo el tiempo invertido en llevar los registros de los libros no haya servido de mucho. El debe siempre debe aparecer en la columna de la derecha y el haber, en la de la izquierda. Esto no es algo nuevo, es convención que se aplica contabilidad y de facilidad para visualizar los datos. 

¿Cuáles son las diferencias con el libro diario?

El libro diario, como su propio nombre indica, registra todas las transacciones económicas diarias, mientras que el libro mayor contable recoge toda la actividad de la empresa, en un orden cronológico. Si existe más de una cuenta contable dentro de la misma empresa, se debe crear un libro mayor para cada una de ellas. 

Tanto el libro mayor contable y el libro diario son conceptos estrechamente ligados entre sí y que pueden dar lugar a confusión por lo similares que son. En cierto modo, contienen información parecida, ya que los asientos contables se han de registrar en ambos, pero el libro mayor contiene mucha más información y de manera más concreta que el libro diario. 

Una de las principales diferencias entre ambos es que, para la Agencia Tributaria, tener el libro diario es de obligado cumplimiento, no así el libro mayor contable.

En el libro diario deben aparecer todos los movimientos de la misma, independientemente de que pertenezcan al debe o al haber. En el libro diario se registran tanto las facturas e ingresos como los gastos. Además, se recogen todos y cada uno de los asientos contables de la empresa, como gastos de todo tipo, facturas recibidas y emitidas, pagos recibidos, etc. Pero en el libro mayor , al no ser obligatorio, no se tiene por qué reflejar cada apunte del día a día. Dependiendo del tamaño de la empresa y del volumen de negocio, el libro tendrá más o menos registros