Un gasto suplido es un gasto que debe pagar el cliente pero que el proveedor paga por adelantado. Su importe se factura posteriormente sin aplicar el IVA. 

La gestión de determinados servicios requiere un gasto que el profesional adelanta, abona en nombre del cliente y después se lo cobra. Esto ocurre, por ejemplo, con el pago de tasas, seguros o gastos de transporte. En estos casos, el proveedor es quien abona el importe a pagar, en nombre del tercero, para poder realizar los trámites que el cliente demande. 

¿Cuándo se considera un gasto suplido?

Para que te hagas una mejor idea de lo qué es, un gasto suplido para ser considerado como tal ha de reunir las siguientes condiciones:

• El gasto ha de ir a nombre y por cuenta del cliente. Esto debe acreditarse con una factura en la que se especifique que el destinatario final del servicio es el cliente. 

• Que se haya pagado el correspondiente importe y se pueda justificar dicho pago. Es importante tener la factura que justifique el pago del suplido, para que el cliente se lo pueda desgravar.

• El cliente debe conocer y estar de acuerdo con el importe de los gastos suplidos que requiere el trámite o servicio que ha solicitado.  

¿Cómo debes facturar los gastos suplidos?

Es importante tener claro que este tipo de gasto no se considera un servicio que el profesional ofrece a su cliente. No representa un gasto deducible ni un ingreso para el profesional y por ello no puede aplicar el IRPF ni el IVA sobre el importe. 

Aún así, debes incluirlo en la factura para que el cliente pague ese importe. 

¿Cómo incluir el gasto suplido en una factura?

Cuando tengas que incluir un gasto suplido en una factura ten en cuenta lo siguiente:

• Inclúyelo de forma separada al importe de los servicios prestados
• Especifica que se trata de un gasto suplido o  “cantidad abonada por cuenta del cliente”
• No lo sumes a la base imponible 
• Suma el gasto suplido al importe total final (con IVA incluido).
• Adjunta la factura del gasto suplido para acreditar que está a nombre del cliente por si hubiera una inspección fiscal 

¿Cómo te puedes deducir un gasto suplido?

Ten en cuenta que como profesional no puedes desgravar el gasto suplido pero como cliente sí puedes hacerlo y declararlo ante hacienda. 

El cliente es quien se hace cargo del gasto y, por lo tanto, de los impuestos de este. Este puede desgravarlo siempre que tenga la factura para justificarlo. Por esta razón, como profesional asegúrate de que pides la factura del trámite a nombre del cliente para que él pueda deducirlo como gasto suyo. 

¿Cómo registrar los gastos suplidos? 

Hay ocasiones en las que el profesional recibe de forma previa una cantidad de dinero para cubrir los gastos suplidos. Estos pagos se llaman provisión de fondos y deben contabilizarse a parte. 

Si tributas por estimación directa, tienes la obligación por ley de tener un libro de registro de fondos y suplidos. Se trata de un registro de todos aquellos importes de las facturas que sean fondos y suplidos que has cobrado a tus clientes.

Como provisiones de fondos registrarás los importes de las facturas que corresponden a entregas a cuenta por parte de los clientes. Como suplidos registrarás los importes de las facturas que corresponden a facturas pagadas en nombre de clientes.

¿Qué debes incluir en el libro de registros de fondos y suplidos?

En este libro de registro debes incluir lo siguiente:

• La fecha de la operación
• El tipo de operación: gasto suplido o provisión
• El pagador de la provisión, o el perceptor del suplido
• El importe
• El número de factura o documento equivalente en que se refleje la operación

Sea una provisión o un gasto suplido, asegúrate de llevar un registro correcto siguiendo las indicaciones anteriores para hacerlo constar ante posible una revisión de Hacienda.